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除旧布新,法规遵循,严选守内安邮件安全最佳解决方案

除旧布新,法规遵循,严选守内安邮件安全最佳解决方案

亚太地区领先的知名金融服务集团: 亚太地区知名银行-C银行从业人员近万人,营业点遍布世界十余个国家及地区,创立设MyATM曾获国际财经与顾问机构Fiancial Insight FIIA2007年国际服务大奖,对于银行自动化、自助化服务,一直领先行业前沿。

“为了满足取证和法规遵循方面的要求,金融单位必须妥善保护邮件相关记录防止它们遭到破坏,并要防止未经授权的存取和操作。因此,企业需要结合永久存储,安全验证以及访问审核的电邮归档,才能满足法律法规的要求异议保证记录真实可靠。电邮的过滤审计及归档的各组成部分都必须能够随着新科技的出现而不断升级。”某金融业IT负责人如是说。

 

使用解决方案:

  • ■ SPAM SQR 垃圾邮件过滤管理专家
  • ■ Mail SQR Expert全方位电子邮件管理专家(以下简称MSE)
  • ■ Mail Archiving Expert 电子邮件归档专家(以下简称MAE)
  • ■ Multi-way 双机并联运行集团整合服务
  • ■ Mail First Service邮件优先维运服务

亚太地区知名银行-C银行从业人员近万人,营业点遍布世界十余个国家及地区,创立设MyATM曾获国际财经与顾问机构Fiancial Insight FIIA2007年国际服务大奖,对于银行自动化、自助化服务,一直领先行业前沿。 C银行面对广大的企业及个人用户进行服务时,通常都透过电话、Email等迅速传递服务讯息,其中运用Email能对客户提供实时且详实的信息,如提供股市或基金投资情报、金融商品的促销活动、客户服务..等,加上众多年轻人都习惯使用Email,所以银行金融业的内部营运及对外服务都极为依赖电子邮件。为了遵循新巴塞尔金融协议及萨班斯法案、降低业务流程风险, C银行必须将电子邮件进行备份归档,同时要先过滤垃圾邮件及不明内容邮件,精简邮件备份空间并提升安全性。

 

A. 除旧布新

电子邮件潜藏的诸多危险及使用问题,深深困扰着C银行。每天上班一开邮箱收信,总会先收到一堆不请自来的垃圾邮件,每位员工光是收信、看信、删信等处理都占用不少时间,严重影响员工的工作效率。

C银行旧的防垃圾功能只是防病毒系统的一个模块,并且仅在可疑的邮件上作标记,无法满足现今过滤垃圾邮件的功能要求。C银行在邮件备份上使用的是磁带及光盘,但是传统上的磁带或光学介质进行的归档仅仅是物理备份工作的一部分。遗憾的是,磁带和光学介质仅能作简单的备份,无法满足现代动态归档的要求。

 

B.安全策略及风险控管

由于电子邮件已成为C银行营运服务的重要沟通方式,但是电子邮件潜藏的诸多危险及使用问题,也深深困扰着C银行的管理层,所以必须制定严谨的电子邮件安全管理策略。

为防范数据外泄,Softnext MSE能提供防误送信机制、密码附件过滤、多重帐号认证、外发邮件加注免责声明..等功能,配合邮件稽核机制,能防范员工有意或无意地通过Email外泄数据。当员工发送限制邮件时,防误送信机制会执行发信再确认检查,避免员工将信发给不必要或错误的收件人,并搭配内部的邮件审核流程,进行更严谨的稽核。

至于密码附件及固定数据格式等过滤功能,能有效的帮助C银行事先检阅Email是否有夹带重要信用资料而非法外传,凡是个人身份证号、储蓄账号、信用卡号、生日、电话号码..等重要信用数据都能列入防范检查,C银行透过MSE进行完善的邮件端安全防护,不但能防范数据外泄,同时能遵循保护个人重要信息相关规范,例如企业内部控制基本规范。

 

C.遵循新巴塞尔协议:

C银行又面临巴赛尔金融协议的考验,由于跨国金融交易涉及国际间的信赖认证,因此全球中央银行及金融监督机构共同制定新巴塞尔协议,透过全球性的金融监督机制,督促金融行业完善内控管理以健全营运体制,降低风险,避免让投资大众遭致意外的损失。

现在,电子邮件已经在法律诉讼中被视为标准的证据来源。搜索电子邮件归档已成为任何法律调查取证过程中例行工作的第一步。如果企业组织不能随时访问电子邮件记录,它在诉讼中就会缺乏证据。

随着电子邮件使用量快速倍增,若未将Email数据进行分类、归档以及落实信息生命周期管理(ILM),而一味将所有Email使用传统上的磁带或光碟工具进行备份,对企业组织而言,将会浪费储存资源并影响后续的调阅效率,轻则浪费成本,重则违反法规而伤害声誉。C银行透过Softnext MAE提供的邮件内容过滤及归档服务,有助于企业遵循内控要求,并落实整体或个别的管理策略以进行邮件安全管理。

 

D.增加管理效益:

C银行在银行信息化的运作上,对系统的要求均要做到方便管理及不间断的运作,所以守内安即提供了邮件运行的侦测管理系统即Mail First Service邮件优先维运服务,包括邮件主机的稳定性运行侦测;邮件收发路径是否通畅的侦测;硬盘容量的侦测…等等功能。

为了保障客户系统的不宕机,守内安提供Multi-way 双机并联运行服务,当单台机器发生故障时,可由另一台备机维持邮件正常运行,并留出充裕的时间给MIS来恢复故障机器,降低了MIS的管理压力。

C银行的邮件系统必须维持全年度24小时的运作无误,需要一个稳定运行又不需耗用太多人力管理的安全管理工具是相当重要的,守内安的邮件安全解决方案适时的提供了C银行的最终需求。

C银行的实施案例,可得知金融业的需求原因及高质量安全要求,Softnext获得金融业的肯定与信赖,更验证了Softnext邮件内容安全的优质产品服务。

 

E、循序渐进的优质服务

守内安是市场领先的邮件内容安全服务商,累计有10年的丰富经验,针对客户提出的问题,都能提出一步到位的整合规划服务,但实施时必须以循序渐进的方式进行,在不影响其现有的邮件系统运行状况下,提出整体有效的解决方案,步骤可分为:

a、了解现有运行设备并作更新时,能以支持业务正常运作为最高优先级,尽量做到无痛升级。

b、部署新设备时需注意到网络攻击可能的问题,做预先的防范,如IP位置不外漏...等。

c、明确定义企事业单位的管理策略,及各部门的执行事项,以使工具有效运行。

d、运行时能事先做好系统监控,收集系统运行信息,以便于管理员提供相对应的管理对策。

e、必须同时规划完整的异地容灾备援。

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